Organisation mit Notion: Warum ich dieses Tool liebe (inkl. 5 coolen Anfänger-Tipps!)




Hält Notion wirklich das, was es verspricht? Jaaa! Notion.so ist eines der coolsten und produktivsten Organisations-Tools, das ich jemals kennenlernen durfte. Es ist einfach, intuitiv und extrem wandlungs- und anpassungsfähig. Perfekt für individuelle Bedürfnisse. In meinem Beitrag erfährst du, warum ich von Notion so begeistert bin und:


  1. was Notion.so überhaupt ist

  2. wie Notion.so funktioniert

  3. für wen dieses Tool geeignet ist und was es kostet

  4. ob es auch Nachteile gibt wenn du mit Notion arbeitest

  5. meine 5 Notion-Anfänger-Tipps

  6. wo du coole Notion-Templates und Vorlagen findest

  7. wie ich Notion in meinem Privatleben verwende

  8. auf welche weiteren Notion-Ressourcen du noch zugreifen kannst


Übrigens: Der folgende Artikel ist NICHT in Zusammenarbeit mit Notion entstanden, d.h. ich bekomme kein Geld dafür, dieses Tool in den höchsten Tönen zu loben (irgendwie schade, aber naja 😇)

 

Was ist Notion.so?


Notion.so ist ein unglaublich vielfältiges und flexibles Organisiations- und Produktivitätstool, das dir dabei helfen kann, jeder Art (und wirklich jede!) von Notizen, Projekte, Dateien & Daten in nur einem Tool abzubilden.


Notion ist eigentlich nicht wirklich vergleichbar mit Tools wie Trello, Evernote oder ClickUp - es vereint meiner Meinung nach die besten Funktionen aller bestehenden Tools in nur einem einzigen. Nicht umsonst nennt sich Notion selbst auf seiner Website "All-in-one-tool".

Auf den ersten Blick kommt Notion sehr clean daher - weiße Flächen wohin man sieht. Und darin soll man gut arbeiten können?


Ich sage ganz klar: JA - Notion ist einfach perfekt zum Arbeiten, sowohl privat als auch für's Business bietet dieses Tool, alles was man braucht.


all-in-one-tool-notion

Und wie funktioniert Notion jetzt überhaupt?


Notion ist ein Nocode Tool & arbeitet cloudbasiert - das heißt, dass du alle deine Infos in einer Cloud (Datenwolke) abgespeichert werden.


Nocode bedeutet, dass User ohne Programmierkenntnisse Anwendungen erstellen können. Eine grafische Benutzeroberfläche ermöglicht das Kreieren von Anwendungen durch ein Baukastenprinzip.


Der Vorteil ist (wie auch bei den meisten Online-Tools), dass du von unterschiedlichen Geräten auf deine Cloud zugreifen kannst. Notion hat übrigens auch eine tolle Smartphone App - am liebsten arbeite ich jedoch mit Notion auf meinem Laptop.


In Notion kannst du einzelne, leere Blätter erstellen aber auch mehrere Ansichten wie Kalender, Kanban, Listen, etc. anlegen. Du kannst ganze Datenbanken erstellen und diese miteinander verlinken. Mit deinen selbst erstellten Listen kannst du Projekte, Kunden, Aufgaben und To-Dos verwalten.


Du kannst in Notion aber auch einfach nur schreiben und das Tool als Tagebuch oder Bullet Journal verwenden. Dieser Artikel ist z.B. direkt in Notion entstanden. Die Funktionsweise von Notion ist der absoute Wahnsinn. Wenn du einmal damit beginnst, kannst du nicht mehr aufhören 😉


Für wen ist Notion.so geeignet?


Die Anwort hast du jetzt wahrscheinlich erwartet: Notion ist für absolut jede und jeden geeignet.


Bist du Student:in? Dann ist Notion das perfekte Tool, um deine Studieninhalte abzubilden: Du kannst deinen Unterricht mitschreiben, Stundenpläne erstellen, für Prüfungen lernen ...


Hast du privat einfach viel zu organisieren? Dann musst du Notion unbedingt verwenden. Du kannst Einkaufslisten erstellen, Rezepte abspeichern, Wochenpläne für die Familie erstellen, deine Reisen planen & organisieren (das mache ich übrigens sehr sehr gerne mit Notion), Film- und Bücherlisten erstellen, deine Abos verwalten (Zeitungen, Magazine, etc.), deine unzähligen Kundennummern abspeichern...


Bist du selbstständig? Dann wird Notion dein Business verändern. Du kannst deine Projekte managen, Kunden verwalten, Redaktionspläne für deine Social Media Kanäle erstellen, Business-Planner erstellen, Content-Aktivitäten im Blick haben, mit deinen Kunden kommunizieren, im Team arbeiten...


Was kostet Notion?


Tja, das ist die beste Nachricht des Tages: Notion ist (noch) ziemlich günstig! Also eigentlich reicht die kostenlose Version überhaupt für den Beginn vollkommen aus. In der Free-Version kannst du deine Notion-Inhalte sogar mit 5 Gästen teilen (so einen Gratis-Service bieten nicht viele Tools an!)

Ich habe die kostenlose Version eine längere Zeit verwendet und bin erst vor kurzem auf Personal Pro umgestiegen, weil mir das File Upload-Volumen von 5 MB zu wenig war. Die einzelnen Features zu den jeweiligen Versionen kannst du hier nachlesen.


was-kostet-notion

notion-preise

Pro-Tipp: Guthaben verdienen (Earn credit)


Durch die Verknüpfung und Erweiterungen mit Notion in einzelnen Bereichen kannst du Guthaben verdienen. Wenn du z.B. den Webclipper installierst, verdienst du 3 Dollar. Loggst du dich in der Desktop-Version ein, werden dir 5 Dollar gutgeschrieben. Diese Summe kannst du dann in einer beliebigen Zahlversion einlösen. Das ganze ist zwar einmalig - ich finde es aber trotzdem cool!



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Hat Notion auch Nachteile?


Obwohl Notion sehr clean und intuitiv erscheint, muss dir bewusst sein, dass du ein bisschen Vorarbeit leisten musst, wenn du wirklich produktiv mit Notion arbeiten möchtest. D.h. es ist keine schlechte Idee, dir einige Tutorials oder Videos dazu anzusehen. Unter "Weitere Ressourcen für Notion-Fans" findest du einige Tipps dazu.


Der aktuell größte Nachteil für mich allerdings ist, dass Notion (noch) keinen Offline-Modus bietet. Das heißt, dass du eine ständige Internetverbindung brauchst und das Arbeiten in Zug oder Flugzeug ein Problem darstellen könnte. Natascha Buck hat hierzu einen spannenden Artikel geschrieben und den Status-Quo zum Offline-Modus erklärt.


Mit Notion starten - die 5 besten Anfänger-Tipps


1. "Getting Started"


Die wohl allerbeste Möglichkeit, mit Notion zu starten, bietet die Plattform selbst an. Wenn du dich erstmal registriert hast, erscheint links unter deinen "Pages" der Punkt "Getting Started".


mit-notion-starten

Auf der Hauptseite kannst du die wichtigsten Grundfunktionen nachlesen und in einige Notion-Tutorials (dauern nur einige Minuten lang) reinschauen.


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2. Mach dir einen Plan


Nach diesen Einführungsvideos wird es dich wahrscheinlich schon in den Fingern jucken und du möchtest unbedingt loslegen. Aber, mach dir vorher einen Plan: Schaue in deine bestehenden Tools und schreibe nieder, was du alles in Notion übertragen möchtest. Somit verlierst du deinen Faden nicht und konzentrierst dich auf das Wesentliche.


3. Verwende Templates


In deinem Workspace bietet Notion schon eine große Anzahl an Templates, mit denen du sofort starten kannst.


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Du kannst in verschiedenen Kategorieren wählen wie z.B. Privat, Design, Marketing, Support, etc. - teste dich einfach durch!


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4. Icons einsetzen


Was ich an Notion besonders gerne mag ist, das du mit ganz vielen unterschiedlichen Icons arbeiten kannst. Somit wird das ganze bunter und die Arbeit macht einfach viel mehr Spaß!


notion-icons


Du kannst natürlich auch eigene Logos oder Icons hochladen und somit dein Notion Workspace an dein Branding anpassen!


5. Notion Web Clipper installieren


Den Notion Web Clipper kannst du als Google-Chrome-Erweiterung ganz schnell hinzufügen. Wenn du dann auf spannende Seiten und Blogartikel stößt, landen diese mit einem Klick auf einer dafür eingerichteten Notion-Seite. Bei mir ist das die Inbox (siehe Bild oben: Icon mit den roten Lippen).


Alle Artikel & Websites werden darin gespeichert bis du sie dann weiterverarbeiten möchtest. Achja, Notion speichert nicht einfach nur den Link ab sondern legt den gesamten Inhalt der abgespeicherten Website als eigene Seite an - was heißt, dass du den Beitrag schon lesen kannst bevor du überhaupt auf den Link klickst. Das ist eine ziemlich coole Funktion.


Wo finde ich weitere coole Notion-Templates?


Erstmal mit Notion gestartet wirst du schnell bemerken, welche Funktionen du wirklich brauchst. Grundsätzlich kannst du alles selbst bauen, aber dafür braucht man auch ein großes Wissen, wie Notion funktioniert.


Templates können da eine große Hilfe sein. Oben habe ich bereits erwähnt, dass du direkt bei der Registrierung einige hilfreiche Templates vorgestellt bekommst. Die sind gut, aber sehr basic :-).


Ich habe einige Möglichkeiten gesucht, wie du noch mehr coole Notion-Vorlagen finden kannst:


Facebookgruppen:


Facebookgruppen sind ideal, wenn du mal nicht weiter weißt und Fragen hast - trau dich, die meisten Menschen dort sind sehr hilfsbereit!


Viele stellen ihre selbst gebauten Templates zur Verfügung um sie von der Notion-Community testen zu lassen - oder verkaufen sie zu Mini-Preisen. Diese Gruppen sind sehr aktiv:


Notion auf Deutsch

Notion Made Simple

Notion Family

Free Notion Templates


Template Gallery auf Notion.so selbst


Auf Notion.so findest du eine riesige Template-Gallery, welche du unbedingt durchforsten solltest, wenn du auf der Suche nach guten Templates bist.


So verwende ich Notion für mein Privatleben


Wie du dir wahrscheinlich vorstellen kannst, nutze ich Notion inzwischen für die gesamte Organisation meines Lebens - sowohl privat als auch für mein Business. Ich kann mir ehrlich gesagt auch nicht mehr vorstellen, jemals wieder mit einem anderen Tool zu arbeiten, zumal Notion auch permanent neue Features herausbringt und es daher immer spannend bleibt. 🤓


Ich möchte dir aber in einigen Bildern zeigen, wie ich Notion für mich verwende und personalisiert habe (übrigens ist das Anlegen meiner Notizen und privaten Informationen immer noch STILL IN PROGESS, d.h. es kommt ständig etwas neues dazu oder ich verändere etwas - genau so wie es für mich passt und ich es gerade brauche!)


Starten wir mal mit dem privaten Bereich - los geht’s!


Zunächst habe ich mir ein Dashboard erstellt auf dem ich die beiden Bereiche (privat/Business) erstmal getrennt habe.


notion-dashboard-erstellen


Mein Dashboard ist ziemlich einfach gehalten und erfüllt seinen Zweck. In Zukunft möchte ich aber eine Art Kommandozentrale daraus basteln 😇 mit Motivationssprüchen, Bildern, schönen Grafiken, etc...


Reisen & Ausflüge mit Notion planen


Im privaten Bereich habe ich eine Seite mit “Besonderen Orten” erstellt. Das ist eine meiner Lieblingsseiten, weil ich da besondere Orte und Ausflüge sammle und unter anderem auch unsere (Familien)-Reisen.


reiseplanung-mit-notion

In der Reise-Seite habe ich eine Datenbank erstellt (Table Database inline) und einzelne Kolumnen mit dem Name des Landes, Status (gebucht, geplant, storniert), Datum, Reiseteilnehmer, Kosten, Unterkunft und das Buchungsportal angegeben.


Das hilft wirklich sehr, wenn mehrere Reisen gleichzeitig in der Zukunft geplant werden weil man somit einfach nicht den Überblick verliert.


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Wenn ich in die Reise direkt klicke kann ich sie als Seite öffnen und bearbeiten. Hier habe ich mir vorab ein Template erstellt, das mir hilft, die Reise bis ins Detail zu planen. D.h. wenn ich vorab schon Orte/Restaurants gefunden habe, die ich gerne besuchen möchte, trage ich sie da ein.


Außerdem sammle ich alle Informationen zur Reise selbst wie Flugdaten, Hotelunterkünfte und die Kontaktdaten/Adressen dazu. Eine Packliste (gerade bei Reisen mit Kindern) ist auch dabei und wirklich goldwert.


notion-reiseplanung

In der Seite “Ausflüge & Wanderungen” sieht es aktuell so aus. Wie oft gibt es Ausflüge, die man irgendwo findet oder sogar besucht und nach einem Jahr hat man keine Ahnung mehr, wo das genau war. Jetzt passiert mir das nicht mehr. Ich habe alle Ausflüge sortiert und mit Tags versehen (Kinder, Wanderung, mit/ohne Spielplatz, etc.)


freizeit-mit-notion-organisieren

Rezepte mit Notion organisieren


Ich bin ja ein riesiger Koch- und Backfan und habe eine zeitlang meine Rezepte immer aus Zeitschriften ausgerissen und in einer Mappe gesammelt. Irgendwann wollte ich das ganze digitaliseren. Evernote war nicht so ideal, Google docs ging irgendwie auch nicht und dann habe ich Notion entdeckt.


Hier gehe ich wieder gleich vor: eine Datenbank hilft mir, unterschiedliche Kolumnen mit Rezeptname, Status (getestet/neu), Link wenn notwendig (wenn es z.B. ein Online-Rezept ist). Außerdem kann ich nach unterschiedlichen Tags kategorisieren (Dessert, Dinner, Kinder, Frühstück, Saucen, etc...)



rezepte-mit-notion-organisieren

Wenn ich dann in das Rezept klicke, kann ich ganz einfach und schnell mit dem Handy ein Bild aufnehmen und hineinspeichern.


rezepte-mit-notion-organisieren

So, kommen wir aber jetzt zum viel spannenderen Bereich - meinem Businessleben!

Ohne Wochenplanung geht ganz klar nix mehr! Businessplaner in Papierform verwende ich inzwischen gar nicht mehr und vermisse es auch nicht. Aber dafür musste ein gutes Wochenplanungssystem in Notion her. Ich habe auch selbst eines erstellt und länger damit gearbeitet - das kannst du dir übrigens hier herunterladen:

Inzwischen habe ich ein etwas komplexeres System gefunden und an mich angepasst (dazu folgt aber ein extra Artikel bzw. möchte ich das neue System gerne als Template weitergeben, aber das dauert noch bisschen).


Aber im Grunde ist gleich, dass ich mit einem Aufgaben-Tracker arbeite und jedes einelne To-Do meinen Kunden zugeordnet ist. Das System läuft über mehrere Datenbanken und ist einfach super spannend. Aber wie gesagt, dazu möchte ich gerne einen eigenen Blogbeitrag erstellen.


Weitere Ressourcen für Notion-Fans


  1. Individualisiere deinen Workspace mit Notion Widgets: Damit kannst du super einfach Wetteranzeigen, Datumsanzeigen, Googlekalender in deine Notion-Seiten einbetten. Meine zwei Tools der Wahl sind: indify.so & apption.co

  2. Dagmar Mehling ist die DIE Notion-Expertin in Deutschland und führt einen super hilfreichen Blog inkl. vieler Video auf ihrem Youtube-Kanal!

  3. Natascha Buck ist ebenfalls Notion-Profi und in der Schweiz ansässig - schaut mal bei ihr rein!


Fazit


Konnte ich dich überzeugen?


Probier das Tool einfach aus und schreib mir, wie du damit zurecht kommst!



Alles Liebe,

Michaela ❤



P.S: Das ist ein unbezahlter Blogbeitrag über eines meiner Lieblingstools, Notion.


warum-ich-notion-liebe



 

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